Órdenes¶
El corazón del sistema: cada vez que un cliente reporta un equipo dañado, tú creas una Orden de Trabajo que conecta al cliente, su producto, el técnico, los servicios y las partes. La usan operadores, técnicos y administradores.
Qué es y para qué sirve¶
Una orden es el registro de un trabajo técnico de principio a fin: quién lo pide, qué equipo es, qué le pasa, quién lo arregla, qué se cobra y cómo termina. Todo lo que ocurre con un servicio queda guardado aquí.
Hay dos formas de cobrar una orden, y es la diferencia más importante que debes entender:
- [Facturable] — El cliente paga el servicio. Es la operación normal de DyM. La orden tiene un total, el cliente abona y se cierra cuando está pagada.
- [Garantía] — La marca paga (Samsung, LG, etc.) porque el equipo está cubierto por garantía. El cliente no paga nada. Se usa el precio de garantía (distinto al normal) y DyM le cobra a la marca por separado, mediante una liquidación de marca, no con abonos del cliente.
Cuando crees o veas una orden, siempre fíjate primero si es Facturable o de Garantía, porque cambia precios, quién paga y cómo se cierra el dinero.
Cómo llegar¶
Menú lateral: Gestión de Órdenes → Órdenes.
Vista de lista¶
Leyenda: 1) Buscar — escribe número de orden, nombre del cliente o descripción del problema. 2) Mis asignadas — botón junto al buscador para filtrar rápido solo tus órdenes. 3) Filtros (en línea) — fila de filtros siempre visible: Estado, Cliente, Técnico, Responsable, Tipo de Servicio, Categoría, Estado de Pago y Rango de fechas (Desde / Hasta). 4) Nueva Orden — botón arriba a la derecha para crear una orden desde cero.
El Estado de Pago se filtra desde esta misma fila (Todos / Pendientes / etc.). Para separar Garantía vs. Facturable, usa el filtro de Estado y los datos de cada orden; el track también se ve en el detalle de cada orden.
Cada fila de la tabla muestra los datos de la orden (número, cliente, estado, técnico, producto, fecha y total) con sus acciones de Ver detalles y Editar. Las órdenes vencidas o que requieren atención aparecen marcadas.
Las órdenes nunca se borran de verdad. Si "eliminas" una, queda archivada: desaparece de las listas pero el sistema la conserva y administración puede recuperarla. Solo ciertos roles pueden eliminar.
Crear / flujo principal¶
La pantalla Nueva Orden abre con tres interruptores arriba (Tipo de Servicio, Orden de Garantía, Aplicar IVA) y, debajo, los datos de la orden. Los campos con asterisco (*) son obligatorios.
- Tipo de Servicio — interruptor: In-Home (Servicio a domicilio) (vas al domicilio del cliente) o Carry-In (el cliente trae el equipo al taller).
- Orden de Garantía — interruptor clave (por defecto muestra "Orden estándar (sin garantía)"):
- [Facturable] déjalo apagado → se usan los precios normales y el cliente paga.
- [Garantía] enciéndelo → los servicios usan automáticamente el precio de garantía configurado en cada servicio (si un servicio no tiene precio de garantía, usa el normal). La orden se cobra después a la marca, no al cliente.
- Aplicar IVA — interruptor ("Aplicar impuesto al valor agregado a esta orden"). El IVA solo afecta servicios y cargos adicionales (las partes nunca llevan IVA). [Garantía] las órdenes de garantía normalmente están exentas de IVA.
- Cliente * — busca y selecciona el cliente. Si no existe, créalo primero en Clientes.
- Producto * — el equipo a reparar (nevera, lavadora, aire, etc.). Se elige de los productos del cliente.
- Referencia Externa — opcional, por ejemplo el número de orden en el portal de la marca.
- Descripción del Problema * — qué reporta el cliente. Sé claro: es lo que verá el técnico.
- Notas Internas (solo el equipo) y Notas para el Cliente (las ve el cliente).
- Servicios — con Agregar Servicio sumas uno o más servicios. Cada servicio trae su precio; puedes ajustar el precio manualmente o aplicar descuento. [Garantía] el precio que aparece es el de garantía.
- Revisión y Diagnóstico — cargo opcional por revisar el equipo, comisionable al técnico (botones "Ver guía de tarifas" y "Agregar revisión").
- Partes, Cargos Adicionales (traslado, emergencia, distancia), Fecha y Hora Programada, Técnico y Checklists se completan más abajo en el mismo formulario. [Garantía] el recargo por distancia no aplica: lo asume la marca.
Al programar la orden, el sistema verifica si el técnico ya tiene otra orden a esa hora y te avisa si hay conflicto de horario. Si no asignas técnico, la orden nace "Pendiente asignación".
[Garantía] Algunas marcas exigen reportar la orden antes de una fecha límite ("Fecha límite para reportar a la marca"). Si no se reporta a tiempo, DyM debe asumir la reparación como pérdida. Cuando aplique, este campo es obligatorio.
Al terminar pulsa Crear Orden. También se puede originar una orden desde una cotización aprobada: hereda los servicios cotizados.
Detalle / vista individual¶
La vista de detalle organiza la orden en pestañas: Detalles, Partes, Evidencia, Solicitud de partes, Llamadas y Comprobantes.
Arriba ves el número de orden con su estado y tipo de servicio, y los botones Generar comprobante, Editar e imprimir. La pestaña Detalles muestra las tarjetas de Cliente, Producto y Técnico, la Descripción del Problema, la Referencia Externa, el interruptor Apto para base de conocimiento y el Estado de Autorización (firmas digitales). Desde aquí puedes editar, generar comprobantes, gestionar pagos o la liquidación de marca, solicitar firmas, transferir la orden y cambiar su estado.
[Garantía] En las órdenes de garantía aparece un banner de garantía arriba que recuerda: "Esta orden es de garantía. Se cobra mediante liquidación de marca, no individualmente." Muestra si está esperando liquidación o ya fue cobrada, y un enlace a la cuenta corriente de la marca.
Los 11 estados de la orden¶
El estado dice en qué punto va el trabajo. Algunos los pone el sistema solo, otros los elige el técnico desde su app, y otros el administrador.
| Estado (como lo ves) | Quién lo controla | Significa |
|---|---|---|
| Pendiente asignación | Sistema | Orden creada, todavía sin técnico. Es el estado inicial. |
| Técnico asignado | Sistema | Ya tiene técnico, pero aún no empieza. |
| Técnico en camino | Técnico | El técnico salió hacia el domicilio. |
| En progreso | Técnico | El trabajo se está haciendo en este momento. |
| Pendiente partes | Admin | Pausada porque falta un repuesto. |
| En espera (Cliente/Marca) | Admin | Pausada esperando una decisión del cliente o de la marca. |
| Trabajo completado | Sistema | El técnico terminó físicamente; falta el cierre administrativo. |
| Completada | Sistema | El administrador cerró la orden. Es un estado final. |
| Cancelada | Sistema | La orden se canceló. Estado final. |
| Requiere seguimiento | Admin | Necesita trabajo adicional más adelante. |
| Transferida | Sistema | La orden pasó a otro técnico y se creó una orden de continuación. Estado final. |
Flujo normal de una orden:
Pendiente asignación → Técnico asignado → Técnico en camino → En progreso
→ Trabajo completado → Completada
Durante "En progreso" la orden puede pausarse (Pendiente partes / En espera) y luego reanudarse, marcarse para seguimiento, o cancelarse.
Botones de estado (sección "Gestionar Estado")¶
- Asignar Técnico, Cambiar técnico, Reagendar
- Salir a la Orden (técnico) → Técnico en camino
- Iniciar Trabajo (técnico) → En progreso
- Faltan Partes / Esperando Cliente/Marca → pausa la orden
- Reanudar Trabajo → vuelve a En progreso
- Marcar Trabajo Completado (técnico) → Trabajo completado
- Completar Orden / Cerrar Orden (admin) → Completada
- Requiere Seguimiento, Transferir Orden, Cancelar Orden
Para completar una orden hay que cerrar primero los pendientes: todos los checklists deben estar completos y no debe haber partes pendientes de validación por un administrador. El sistema te lo avisa si falta algo.
Checklist y evidencia de partes¶
- Los checklists son formularios que el técnico llena durante el servicio. Quedan registrados con fotos y respuestas.
- Cada parte usada lleva evidencia fotográfica: foto de la pieza vieja, de la nueva instalada y, si aplica, del número de serie. Un administrador valida ese uso (Validado / Rechazado / En Revisión). Mientras haya partes sin validar, la orden no se puede cerrar.
Firma del cliente¶
El sistema genera un enlace de firma digital que se comparte con el cliente (por WhatsApp, por ejemplo). Tipos de firma:
- Autorización — el cliente aprueba el trabajo y los costos antes de empezar.
- Recibo de Conformidad — el cliente confirma que recibió el trabajo terminado.
- Certificado de Garantía — el cliente firma los términos de la garantía del equipo.
Transferencia entre técnicos¶
Cuando el técnico asignado no puede terminar (no tiene el conocimiento, no está disponible), un administrador puede transferir la orden a otro técnico sin perder el historial.
- Solo el rol ADMIN puede transferir (permiso
order:transfer). - Solo se transfieren órdenes activas: no se pueden transferir las Completadas, Canceladas ni ya Transferidas.
- El admin elige qué servicios y cargos mover; debe escribir un motivo obligatorio (entre 10 y 1000 caracteres).
- El sistema crea una orden de continuación nueva para el técnico entrante y deja la original como Transferida (estado final).
- Se mueven automáticamente: diagnósticos, notas, solicitudes de repuesto pendientes, repuestos no validados (con su inventario), cotización y evidencias.
- Se quedan en la orden original: pagos, repuestos ya validados, servicios completados, checklists, firmas y gastos.
- Ambas órdenes muestran una tarjeta de información de transferencia con el vínculo entre ellas, la fecha, el responsable y las notas.
La "transferencia de órdenes" mueve el trabajo de un técnico a otro. No tiene nada que ver con las transferencias de dinero entre cajas (eso es otro módulo).
Responsabilidades¶
| Rol | Qué hace | Qué NO debe hacer |
|---|---|---|
| Administrador (ADMIN) | Crea, edita, cierra, cancela y transfiere órdenes; valida evidencia de partes; gestiona pagos, gastos y liquidaciones de marca; ve cualquier orden. | — |
| Operador (OPERATOR) | Crea y edita órdenes, asigna técnico, gestiona firmas, registra pagos, ve cualquier orden. | No transfiere órdenes (eso es solo de admin). |
| Técnico (TECHNICIAN) | Ve y trabaja solo sus propias órdenes; controla "Técnico en camino", "En progreso" y "Trabajo completado"; sube evidencia y completa checklists. | No accede a pagos ni a órdenes de otros técnicos. No cierra administrativamente la orden. |
Errores comunes y tips¶
- No marcar "Orden de Garantía" cuando corresponde. Si la marca cubre el equipo, enciende el interruptor: cambia precios y evita cobrarle al cliente por error.
- Intentar cerrar con pendientes. Si la orden no cierra, revisa checklists incompletos y partes sin validar.
- Olvidar la fecha límite de reporte en garantías. Algunas marcas penalizan si no reportas a tiempo; DyM termina pagando la reparación.
- Confundir transferencia de orden con transferencia de dinero. Son cosas distintas.
- Cargar recargo por distancia en garantía. En garantía ese recargo no aplica, lo asume la marca.
- Conflicto de horario ignorado. Si el sistema avisa que el técnico ya tiene otra orden a esa hora, considera reagendar antes de confirmar.