Inventario (Insumos)¶
Los repuestos que se instalan en los equipos: cuántos hay, dónde están, quién los tiene y en qué orden se usaron. Menú: Inventario → Insumos.
Todo se llama parte, y hay dos niveles que conviene no mezclar:
- La parte es el tipo: "Capacitor 35μF". Ahí viven el nombre, la marca, el número de parte, el precio de venta y la configuración de scrap.
- Las partes individuales son las unidades reales de ese tipo, cada una con su serie, su costo, su estado y su condición.
El inventario se mueve en tres capas: bodega → técnico → orden. Una unidad solo queda "usada" cuando el técnico reporta el uso y un administrador valida la evidencia.
[Facturable] El cliente paga la parte. [Garantía] La paga la marca, que además suele exigir la pieza vieja de vuelta (ver Scrap).
El IVA no se aplica a las partes, solo a servicios y cargos adicionales. Se asume que el costo de la parte ya lo incluye.
La lista¶
- Buscar — por nombre, SKU, descripción o proveedor.
- Filtros — tipo de parte (repuestos o herramientas) y el interruptor Ver desactivados.
- Nueva Parte.
- Cada fila trae número de parte, tipo, marca y disponibles; al pasar el cursor aparecen Ver detalles, Editar, Agregar partes y Eliminar.
Cada unidad tiene un estado, que dice dónde está:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En Bodega | Disponible para asignar. |
| Reservado para Cotización | Apartado; si la cotización se rechaza, vuelve a quedar disponible. |
| Asignado a Técnico | El técnico lo tiene en su poder. |
| Pendiente de Validación | Reportado como usado, esperando que un administrador valide. |
| Usado en Orden | Instalado y validado. Final. |
| Defectuoso | No funcional; puede ir a mantenimiento o a destrucción. |
| En Mantención | En reparación; si se repara, vuelve a bodega. |
| Destruido | Fuera del inventario. Final. |
Y una condición: Nuevo, Bueno, Aceptable, Malo o Dañado. El estado dice dónde está; la condición, cómo está.
Crear una parte¶
- Nombre, Tipo (repuesto o herramienta) y Descripción.
- Marca y Número de Parte — el del fabricante, y no se puede repetir.
- Foto — opcional, hasta 5 MB.
- Precio de Venta — lo que se le cobra al cliente. [Facturable]
- Cantidad Inicial — para unidades genéricas, sin número de serie.
- Partes Específicas — para unidades con serie: cada una con su estado, condición, costo y notas de ubicación, y se puede asignar a un técnico de una vez. Si usa esta sección, la cantidad inicial se desactiva.
- Configuración de Scrap / Nota de Crédito — si requiere devolución de la pieza vieja, actívelo acá, con sus notas y la ventana de días para pedir la nota de crédito. [Garantía]
- Crear Parte.
El precio de venta vive en el catálogo, pero el costo vive en cada unidad. Al usarse en una orden, los dos quedan congelados ahí: cambiar el catálogo después no altera órdenes viejas.
Editar cambia solo la información del catálogo. Las unidades se gestionan desde el detalle de la parte, en la pestaña Partes Individuales.
El detalle de la parte¶
Muestra los datos del catálogo, las estadísticas de stock —total, disponibles, asignados, usados, defectuosos, en mantenimiento y perdidos—, la lista de partes individuales y el historial de movimientos.
Ese historial se escribe solo y no se edita ni se borra. Sirve para responder "¿dónde quedó esta unidad?".
| Movimiento | Cuándo |
|---|---|
| Entrada a Bodega | Ingresa al inventario, normalmente desde un pedido recibido. |
| Asignación a Técnico | Se le entrega a un técnico. |
| Reporte de Uso | El técnico reporta que la usó. |
| Validación de Uso | Un administrador aprueba o rechaza. |
| Devolución de Técnico | Vuelve a bodega. |
| Cambio de Estado / Condición | Ajuste manual. |
| Pérdida Reportada | Se reporta perdida o dañada. |
Se filtra por parte, técnico, orden, tipo y fechas, y se exporta a Excel o PDF.
Cómo se usa una parte en una orden¶
- El técnico tiene la unidad asignada.
- Reporta el uso desde Mi Inventario → Reportar Uso: elige la orden y las partes, sube fotos de la pieza vieja con su condición y su método de disposición, sube fotos de la pieza nueva instalada, y anota circunstancias especiales si las hubo.
- La unidad queda Pendiente de Validación.
- Un administrador aprueba (pasa a Usado en Orden, y si la parte exigía devolver la pieza vieja se crea solo el registro de Scrap), rechaza (el reporte se elimina y la unidad vuelve a quedar con el técnico) o marca para revisión.
Reportar el uso no descuenta nada todavía: la parte sigue siendo del técnico hasta que un administrador apruebe. Y sin las fotos de la pieza vieja y de la nueva, el reporte ni siquiera se puede enviar.
Pérdidas¶
Cuando una parte usada no se le puede cobrar a nadie —el cliente rechaza el trabajo, el técnico la pierde o la daña— se crea un registro de pérdida con la orden y las partes, el tipo (rechazo del cliente, error del técnico, pieza defectuosa, robo, daño accidental…), la parte responsable y la distribución: qué porcentaje asume el técnico y cuál la empresa, sumando 100%, y si se le descuenta de su liquidación.
Si le asignan responsabilidad, el técnico puede apelar con su explicación y su evidencia. Un administrador la aprueba, la rechaza o la aprueba en parte ajustando los porcentajes.
Cuidado con¶
- El número de parte no se repite. Si el sistema no deja crear, ese número ya existe.
- Confundir la parte con la unidad. El precio vive en el tipo; el costo, en cada unidad.
- Las unidades no se editan desde Editar, sino desde el detalle de la parte.
- [Garantía] Si la parte exige devolver la pieza vieja, configúrelo al crearla. Después, el seguimiento de scrap ya no se genera solo.
Ver también: Scrap · Órdenes · Compras (Pedidos a proveedores)