Flujo día a día — Facturable

El recorrido de un día normal cuando paga el cliente, que es la operación principal. Esta página no repite las pantallas: cuenta en qué orden pasan las cosas. El detalle de cada una está en su módulo.

El otro recorrido, el que paga la marca, está en Flujo día a día — Garantía.

1. Llega un cliente con un equipo

Busque al cliente antes de crearlo, por identificación o teléfono. Si ya existe, reutilícelo. Si es nuevo, registre sus datos y, para visitas a domicilio, la dirección con enlace de Google Maps. → Clientes

Después, el equipo: marca, modelo y número de serie. Si el cliente ya estuvo antes, ya está registrado. → Productos

El Fin de Garantía del producto es lo que decide quién paga. Si el equipo ya salió de garantía, la orden es facturable. Ante la duda, revise esa fecha antes de seguir.

2. Cotizar, cuando hace falta

Si el trabajo es grande o el técnico encuentra algo extra en campo, se le pasa al cliente un presupuesto para que lo apruebe antes de ejecutarlo. La cotización vive dentro de la orden, no en un módulo aparte. Si el cliente ya sabe qué quiere, salte al paso 3. → Órdenes

3. Crear la orden y asignar técnico

1. Cliente, producto y descripción del problema, que es lo que va a leer el técnico.
2. El interruptor "Orden de Garantía" va APAGADO. Es el detalle más importante del día: encendido por error, el sistema deja de cobrarle al cliente.
3. Servicios y partes con sus precios, y el IVA si corresponde.
4. Técnico y fecha programada. El sistema avisa si ese técnico ya tiene otra orden a esa hora.

En facturable sí aplican el cobro por revisión y diagnóstico y el recargo por distancia. En garantía no: los asume la marca. → Órdenes

4. Ejecución y seguimiento

El técnico mueve la orden desde su aplicación —en camino, en progreso, trabajo completado—, completa las listas de verificación y sube la evidencia de cada parte, que un administrador valida.

Desde la oficina hay dos cosas que atender: las solicitudes del técnico, porque una orden no cierra con solicitudes pendientes (→ Solicitudes de técnicos), y las firmas del cliente, que se envían como enlace por WhatsApp.

5. Cobrar y cerrar

Cada vez que el cliente entrega dinero se registra un abono con su método. El estado de pago —Pendiente, Parcial, Pagado— se calcula solo; nadie lo marca a mano. Si paga en línea, el Link de Wompi no cuenta como pagado hasta que la pasarela lo aprueba. → Pagos

Para cerrar la orden: listas de verificación completas y partes validadas. Con el total cubierto y sin pendientes, el administrador la deja Completada.

Si fue solo un repuesto, sin servicio, no es una orden: es una venta directa. → Ventas de repuestos

6. Cierre de caja

Al final del día se cuadra el dinero: crear el cierre, agregar los ingresos del día, contar el efectivo físico, conciliar el banco y cerrar. → Finanzas y Caja

Si falta efectivo, casi siempre es un ingreso o una transferencia sin registrar. Revíselo antes de cerrar.

El recorrido completo

Cliente + equipo        →  Clientes · Productos
Orden de servicio       →  Órdenes   (Garantía = APAGADO)
   asignar técnico
Ejecución + firma       →  Órdenes · Solicitudes de técnicos
Cobro al cliente        →  Pagos     (o venta suelta → Ventas de repuestos)
Cierre de caja del día  →  Finanzas y Caja

Cuidado con

• Encender "Orden de Garantía" en un trabajo facturable. El sistema deja de cobrarle al cliente y usa precios de garantía.
• Cobrar por fuera del sistema. Un pago que no se registra no aparece en el cierre, y la caja no cuadra esa noche.

---

Ver también: Flujo día a día — Garantía · Órdenes · Pagos · Finanzas y Caja